Pourquoi la gestion de projet est importante ?
62% des projets échouent à cause d'une mauvaise gestion. La gestion du projet est une des clés de la réussite d’un projet. Mais comment bien gérer toutes les étapes du projet ? Dans cet article nous allons vous dévoiler les méthodes de gestion et de suivi. La différence entre ces deux notions est simple. La gestion est l’action de gérer, d’organiser, de diriger, d’administrer quelque chose alors que le suivi est l’action de suivre et de surveiller l’accomplissement d’une activité.
Méthode de gestion
La gestion d’un projet permet d’améliorer l’organisation du projet et la réalisation du projet.
Initiation du projet
Après la réunion de lancement, vous aurez établi les bases du projet. Ainsi pour démarrer correctement le projet, il faudra reprendre toutes les étapes de l’avant-projet et vérifier qu’elles ont bien été suivies. Par exemple, lors de la réunion de lancement vous devez valider les outils de communication et d’organisation du projet. Dans notre cas nous utilisons souvent Trello et Slack. Il faut utiliser ces outils rigoureusement pour une cohérence avec le travail de mise en place du projet.
Importance de la bonne gestion d’un projet
Quelque chose d'évident mais à ne pas oublier, c’est d’exécuter les tâches, d’agir et d’avancer dans le projet.
C’est vrai que parfois les distractions sont nombreuses (procrastination, fatigue, etc) mais faites tout votre possible pour respecter les plages horaires dédiées au projet. Une bonne gestion à l’écrit c’est bien, mais une bonne gestion mentale c’est primordial également !
Une bonne gestion de projet passe aussi par le contrôle du planning. Les 3 Points à effectuer pour gérer un projet sont : Planifier, Exécuter, Contrôler, et recommencer.
Méthodes de gestion Agile
La gestion Agile, c’est savoir s’adapter et changer pour avancer et non suivre à la lettre la planification. C’est définir un but, le viser, s’y tenir tout en se donnant la possibilité de changer le chemin pour y accéder. La gestion Agile a 6 grands principes :
- Objectifs à court terme : la méthode Agile recommande de se fixer des objectifs à court terme. En effet, vous devez diviser les grands objectifs fixés du projet en plus courts objectifs afin de voir l’avancement.
- Adaptation : la gestion Agile s’adapte aux changements et imprévus car ils sont toujours présents dans un projet. Il faut donc savoir s’adapter et agir pour trouver des solutions et faire avancer le projet.
- Flexibilité : la flexibilité est la qualité principale de cette méthode car elle permet de réduire les risques associé à une gestion qui ne prend pas en compte les imprévus et ne s’adapte pas. La flexibilité permet aussi une meilleure maîtrise des coûts car l’objectif n’est pas de planifier tout en amont, mais plutôt de voir comment les choses évolues au fur et à mesure et d’allouer des ressources au projet en fonction de ces évolutions.
- Communication efficace entre client et équipe de projet : comme nous l’avons vu dans l’article « comment gérer son projet digital ? », la communication est primordiale pour que les objectifs et les informations soient clairs.
- Contrôle pendant la réalisation du projet : le contrôle permet un bon suivi des tâches réalisées, en cours et à faire ensuite. Par exemple, la méthode Kanban propose un suivi en temps réel sur l’avancement des missions grâce à l’outil Trello
- Évolution : grâce au contrôle des tâches réalisés et la flexibilité liée à la gestion du projet, celui-ci est en constante évolution et permet d’effectuer des améliorations en continue.
Les avantages :
Voici les 3 principaux avantages de la gestion Agile :
1. La flexibilité des projets permet de savoir agir face à l’imprévu et de continuer le projet sans être frustré de ne pas suivre à la lettre une basique planification.
2. La bonne communication entre client et équipe de projet permet de créer une relation de confiance et donc d’anticiper au maximum les risques.
3. L’adaptation permet d’améliorer le suivi des besoins du client.
Les inconvénients :
La gestion Agile a tout de même des inconvénients.
- Moins de documentation :
Il y a beaucoup de dialogue, de communication orale mais pas forcément écrite. Donc si vous comptez pour cette gestion Agile, il n’y aura peu de documents très structurés et rigoureux du projet. Cela peut être un inconvénient si l’équipe de gestion de projet est amenée à totalement changer.
- Peu de suivi de la part du client :
Qui dit bon suivi du projet, dit demande d’investissement de la part du client. Cependant le risque parfois est que le client n’a pas le temps de suivre l’avancement du projet et donner sa validation à chaque étape. Donc parfois l’instauration de la gestion Agile sans l’investissement de suivi de la part du client perd son intérêt.
- Difficile pour une entreprise hiérarchisée :
La gestion Agile étant une méthode collaborative, elle n’est pas efficace dans une entreprise très hiérarchisée. En effet, si l’entreprise ayant une structure très hiérarchique, les échanges peuvent être bloqués et cela peut être un frein au bon fonctionnement de gestion.
- Avoir une flexibilité budgétaire :
La grande flexibilité de la gestion Agile demande d’avoir la flexibilité budgétaire car tout le projet n’est pas planifié et les objectifs fixés sont à court terme. En effet, nous ne pouvons pas connaître et maîtriser les coûts dès le début du projet. Donc l’importance d’établir une enveloppe budgétaire plutôt qu’un prix fixe pour ne pas être bloqué pendant l’évolution du projet.
Le suivi lors du projet en cours
Le suivi du projet est essentiel pour le bon déroulement du projet afin de respecter le planning établi en amont du projet.
Les principaux axes de suivi :
l y a 3 axes lié au suivi d’un projet :
- Suivi des écarts entre prévisions et les réelles actions effectuées : par exemple, une estimation du temps erronée peut entraîner un décalage au niveau du temps du projet.
- Suivi de l’avancement du projet (vision globale du projet) : suivre les actions en cours et à venir (les organiser, les prioriser, les répartir). Il faut donc mettre à jour le projet pour le faire évoluer.
- Suivi de la bonne exécution de chaque tâche, tout en gardant en mémoire les objectifs : suivre la réalisation de façon plus précise, et notamment par exemple le suivi du budget de chaque tâche avec le taux horaire de travail.
Méthodes de suivi
Les méthodes de suivi d’un projet sont :
- La réunion : communication orale et efficace. La réunion est un temps de travail qui regroupe l’équipe. Elle peut être récurrente ou occasionnelle pour évaluer ensemble la progression du projet. Elle permet d’évoquer les blocages et de trouver les solutions. Elle apporte une vision sur les prochaines tâches à faire afin d’avancer dans la bonne direction et garder ou retrouver la motivation collective.
- Le logiciel de suivi à partager : suivre toutes les tâches et le temps de travail estimé pour chaque membre du projet. Un outil à vous proposer ? Trello, outil gratuit qui peut être partager à tous les membres du projet et suivre en direct l’avancement du projet.
Conclusion :
La gestion d’un projet et le contrôle sont essentiels pour le bon déroulement du projet. Ils permettent d’améliorer l’organisation et d’arriver jusqu’à la finalisation du projet. Pour la suite, il est nécessaire de clôturer le projet. Pour avoir toutes les ressources pour une bonne clôture de projet, je vous invite à vous diriger vers cet article cf comment clôturer un projet et gérer l’accompagnement post-projet ?